МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 14.09.2021 р. № 79163/80712-9-21/8.4.4

Щодо надання роз’яснення

У зв’язку з листом Департаменту адміністративних послуг та дозвільних процедур Дніпровської міської ради від 13 серпня 2021 року № 12/6-1818 щодо надання роз’яснення стосовно підготовки довідки архівної установи про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню, у разі припинення юридичної особи в результаті її реорганізації Міністерством юстиції України в межах компетенції повідомляється.

Частиною першою статті 89 Цивільного кодексу України передбачено, що юридична особа підлягає державній реєстрації у порядку, встановленому законом. Дані державної реєстрації включаються до єдиного державного реєстру, відкритого для загального ознайомлення.

Відповідно до частини першої статті 104 Цивільного кодексу України юридична особа припиняється в результаті реорганізації (злиття, приєднання, поділу, перетворення) або ліквідації. У разі реорганізації юридичних осіб майно, права та обов’язки переходять до правонаступників.

Частиною першою статті 2 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань” (далі – Закон про реєстрацію) передбачено, що відносини, що виникають у сфері державної реєстрації, регулюються Конституцією України, цим Законом та нормативно-правовими актами, прийнятими відповідно до цього Закону.

Дія Закону про реєстрацію поширюється на відносини, що виникають у сфері державної реєстрації юридичних осіб незалежно від організаційно-правової форми, форми власності та підпорядкування, їхньої символіки (у випадках, передбачених законом), громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, та фізичних осіб – підприємців (частина перша статті 3 Закону про реєстрацію).

Згідно з частиною першою статті 4 Закону про реєстрацію державна реєстрація базується на принципах, зокрема врегулювання відносин, пов’язаних з державною реєстрацією, та особливостей державної реєстрації виключно Законом про реєстрацію; єдності методології державної реєстрації.

Частиною чотирнадцятою статті 17 Закону про реєстрацію визначені документи, які подаються для державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті її реорганізації після закінчення процедури припинення, але не раніше закінчення строку заявлення вимог кредиторами, зокрема подається довідка архівної установи про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню, – у разі припинення юридичної особи в результаті поділу, злиття або приєднання.

Згідно з статтею 23 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (далі – Закон) складовою системи архівних установ є, зокрема, архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій.

Таким чином пункт 4 частини чотирнадцятої статті 17 Закону про реєстрацію узгоджується із частиною четвертою статті 31 Закону, відповідно до якої у разі ліквідації або реорганізації державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій документи, що нагромадилися за час їх діяльності, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) правонаступникам у порядку, встановленому Міністерством юстиції України, із збереженням відповідної форми власності на зазначені документи, а у випадках відсутності правонаступників – відповідним державним архівним установам або іншим місцевим архівним установам.

Крім того, відповідно до статті 31 Закону наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України від 22 червня 2015 року за № 736/27181 (із змінами), затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі – Правила).

Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі – установи) і є обов’язковим для виконання всіма установами (пункт 1 розділу I Правил).

Так, пунктом 4 глави 3 “Передавання документів у разі припинення установи” розділу XV “Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи” Правил встановлено, що у разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (реорганізації) з передачею її функцій іншій установі, остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів. Передавання справ від однієї установи до іншої оформлюється актом приймання-передавання, який складається у двох примірниках.

Відповідно до пункту 8 глави 3 розділу XV Правил для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа (державна архівна установа, архівний відділ міської ради, трудовий архів, приватний архів, правонаступник, орган вищого рівня), яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів. У довідці зазначаються найменування установи, кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати; кількість справ за описом тривалого (понад 10 років) зберігання, крайні дати; кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), крайні дати; дата і номер акта приймання передавання документів.

У зв’язку з цим, для державної реєстрації припинення юридичної особи довідку про прийняття документів, в якій зазначається дата і номер акта приймання-передавання документів, складає і видає правонаступник реорганізованої установи.

Також зазначаємо, що згідно з главою 3 розділу III Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (із змінами) (далі – Правила архівних установ), державна архівна установа (архівний відділ міської ради) у межах своїх повноважень здійснює нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, та контролює дотримання ними вимог законодавства у сфері архівної справи і діловодства, у тому числі контролює якість проведення експертизи цінності під час схвалення описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ) тощо.

На кожну юридичну особу – джерело формування НАФ в архіві укладають картку обліку роботи з юридичною особою, у діяльності якої утворюються документи НАФ, за формою, наведеною в додатку 10 до Правил архівних установ, та ведуть наглядову справу (пункт 5.1 глави 5 розділу III Правил роботи архівних установ), паспорти архівних підрозділів, у яких зазначені усі відомості щодо місця зберігання архівних документів і їх кількість.

Враховуючи зазначене, для державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті її реорганізації подається довідка архівної установи (правонаступника) про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню, а не довідка архівної установи, у якій зазначено місце зберігання архівних документів.

Також принагідно повідомляємо, що листи Міністерства юстиції України не встановлюють норм права, а мають інформаційний характер.

Перший заступник Міністра
Євгеній ГОРОВЕЦЬ