МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
ЛИСТ
від 16.03.2023 р. № 32173/8.4.2/32-23
Міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції
Щодо видачі копій актових записів цивільного стану, строк зберігання яких перевищив 75 років
Міністерство юстиції України з метою формування єдиної практики застосування положень законодавства стосовно порядку видачі на запит будь-якої фізичної або юридичної особи копії актового запису цивільного стану, строк зберігання якого у відділі державної реєстрації актів цивільного стану перевищив 75 років, повідомляє.
Законом України “Про державну реєстрацію актів цивільного стану” визначено, що державна реєстрація актів цивільного стану проводиться шляхом складення актових записів цивільного стану в електронному вигляді у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та на паперових носіях. Інформація про персональні дані фізичної особи, що містяться в актовому записі цивільного стану, є конфіденційною і не підлягає розголошенню. (частини друга, третя статті 9 та частина перша статті 12 цього Закону).
Відповідно до частини першої статті 25 зазначеного Закону актові записи цивільного стану, складені на паперових носіях, формуються в книги державної реєстрації актів цивільного стану, що зберігаються в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану протягом установленого законодавством строку.
Пунктами 1 розділів I, II Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2013 року № 2804/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2013 року за № 2241/24773 (далі – Порядок), передбачено, що книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги, складені церквами, полковими церквами, кірхами, костьолами, мечетями та синагогами до утворення органів державної реєстрації актів цивільного стану (далі – метрична книга), які зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану, є складовою частиною Національного архівного фонду та власністю держави і зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.
Передача книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву здійснюється щороку після закінчення сімдесяти п’яти років зберігання їх у відділах державної реєстрації актів цивільного стану (пункт 1 розділу V Порядку).
Наразі мають місце випадки, коли до відділів державної реєстрації актів цивільного стану звертаються фізичні або юридичні особи із запитами щодо надання їм ксерокопії або фотокопії записів метричних книг або актових записів цивільного стану, які з тих чи інших причин вчасно не передано до державних архівів.
З урахуванням пункту 20 розділу IV Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року № 3307/5), на запит будь-якої фізичної або юридичної особи відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає ксерокопію або фотокопію записів метричних книг, які були складені понад 75 років тому, але включені до об’єднаних книг, загальний строк зберігання яких у відділі ще не минув, якщо це не загрожує стану документів.
При цьому звертаємо увагу, що відповідно до частини четвертої статті 16 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” доступ до документів Національного архівного фонду, що містять конфіденційну інформацію про особу, а також створюють загрозу для життя чи недоторканності житла громадян, обмежується на 75 років від часу створення цих документів, якщо інше не передбачено законом.
Раніше зазначеного строку доступ здійснюється з дозволу громадянина, права та законні інтереси якого можуть бути порушені, а в разі його смерті – з дозволу спадкоємців, а також у разі, коли така інформація є суспільно необхідною або обмеження доступу до неї заборонено законом.
З огляду на викладене, видача відділами державної реєстрації актів цивільного стану на запит будь-якої фізичної або юридичної особи ксерокопії або фотокопії актового запису цивільного стану, строк зберігання якого перевищив 75 років, також є правомірною.
Просимо зазначене довести до відома підпорядкованих відділів державної реєстрації актів цивільного стану для врахування в подальшій роботі.
Перший заступник Міністра
Євгеній ГОРОВЕЦЬ
