МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
ЛИСТ
від 09.07.2021 р. № 32032/8.4.4/32-21
Додатково до листа Міністерства юстиції України від 11 червня 2021 року № 5178/8.4.4/32-21 надаємо додаткову інформацію стосовно оновлення відомостей про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи (далі – КБВ) в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР).
Звертаємо увагу, що оновлення відомостей про КБВ в ЄДР, що розпочинається з 11 липня 2021 року, мають здійснити всі юридичні особи, щодо яких відповідно до закону в ЄДР мають міститися відомості про КБВ та які зареєстровані до набрання чинності наказом Міністерства фінансів України від 19 березня 2021 року № 163 “Про затвердження Положення про форму та зміст структури власності”, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 08 червня 2021 року за № 768/36390 (далі – Наказ про структуру власності), незалежно від того, чи міститься про них актуальна інформація, чи вона потребує оновлення.
Увага! Перелік видів юридичних осіб, щодо яких не передбачено наявності в ЄДР відомостей про їх КБВ, визначено пунктом 9 частини другої статті 9 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань” (далі – Закон про реєстрацію), та, відповідно, вказані юридичні особи не мають подавати документи для оновлення інформації про КБВ.
Навіть якщо відомості про КБВ в ЄДР знаходяться в актуальному стані, для їх оновлення в цьому реєстрі на виконання прикінцевих положень Закону України “Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення” необхідно подати:
- заяву щодо державної реєстрації юридичної особи (крім громадських формувань та органів влади) – форма 2 або заяву щодо державної реєстрації юридичної особи – громадського формування – форма 4;
- структуру власності за формою та змістом відповідно до Наказу про структуру власності;
- витяг, виписку чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи – нерезидента в країні її місцезнаходження, – у разі, якщо засновником юридичної особи є юридична особа – нерезидент;
- нотаріально засвідчену копію документа, що посвідчує особу, яка є КБВ юридичної особи, – для фізичної особи – нерезидента та, якщо такий документ оформлений без застосування засобів Єдиного державного демографічного реєстру, – для фізичної особи – резидента.
Також для оновлення відомостей про КБВ документи можуть бути подані разом із заявою щодо державної реєстрації відокремленого підрозділу юридичної особи (форма 5) у випадку, якщо у юридичної особи є потреба у проведенні реєстраційних дій відносно її відокремленого підрозділу. Довідково: Міністерством юстиції України прийнято наказ від 08 липня 2021 року № 2398/5 “Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 18 листопада 2016 року № 3268/5”, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 08 липня 2021 року за № 895/36517, що набирає чинності з 11 липня 2021 року, яким викладено у новій редакції заяву щодо державної реєстрації відокремленого підрозділу юридичної особи (форма 5).
Ще раз звертаємо увагу, що нотаріально засвідчену копію документа, що посвідчує особу, яка є КБВ, для фізичної особи – резидента необхідно буде подавати лише у разі, якщо такий документ оформлений без застосування засобів Єдиного державного демографічного реєстру.
Слід зазначити, що згідно з пунктом 13 частини першої статті 15 Закону про реєстрацію документи, видані відповідно до законодавства іноземної держави, повинні бути легалізовані (консульська легалізація чи проставлення апостиля) в установленому законодавством порядку, якщо інше не встановлено міжнародними договорами.
Документ, викладений іноземною мовою, повинен бути перекладений на державну мову із засвідченням вірності перекладу з однієї мови на іншу або підпису перекладача в установленому законодавством порядку (пункт 14 частини першої статті 15 Закону про реєстрацію).
Звертаємо увагу, що заповнюючи відповідну форму заяви з метою оновлення відомостей про КБВ в ЄДР, на першій сторінці заяви у розділі “Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи” необхідно поставити позначку напроти “відомості потребують оновлення” та заповнити сторінку 2 заяви. Якщо осіб, які є КБВ, більше ніж одна, заповнюється відповідна кількість аркушів сторінки 2 заяви. При цьому в полі “Відомості про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи” проставляється відповідно символ та число “N 1”, “N 2” і т. д.
Нагадуємо, що з 11 липня 2021 року також набирає чинності наказ Міністерства юстиції України прийнято від 29 червня 2021 року № 2320/5 “Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 18 листопада 2016 року № 3268/5”, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 30 червня 2021 року за № 858/36480, яким викладені в новій редакції форма 2 “Заява щодо державної реєстрації юридичної особи (крім громадських формувань та органів влади)”, форма 4 “Заява щодо державної реєстрації юридичної особи – громадського формування” та форма 6 “Заява щодо підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи”.
З огляду на те, що технічним адміністратором ЄДР державним підприємством “Національні інформаційні системи” наразі ще здійснюється доопрацювання програмного забезпечення ЄДР, надаємо алгоритм дій у вказаному реєстрі для суб’єктів державної реєстрації під час проведення реєстраційних дій, пов’язаних з оновленням відомостей про КБВ.
Враховуючи наведене, просимо зазначену інформацію терміново довести до відома суб’єктів державної реєстрації та провести відповідну роз’яснювальну роботу.
Додаток: лист державного підприємства “Національні інформаційні системи” від 07 липня 2021 року № 3353/12-11 на 7 арк. в 1 прим.
Перший заступник Міністра
Євгеній ГОРОВЕЦЬ
Додаток
до листа ДП “НАІС”
07.07.2021 № 3353/12-11
Інформація щодо оновлення КБВ
На даний час триває доопрацювання програмного забезпечення ЄДР в частині внесення змін до відомостей про КБВ. Зокрема, першочергово заплановано реалізувати наступні зміни:
- додати до деяких реєстраційних дій нові типи документів такі як: нотаріально засвідчена копія документа, що посвідчує особу, яка є кінцевим бенефіціарним власником юридичної особи; опис структури власності; обґрунтоване пояснення причини відсутності бенефіціарного власника; документ про підтвердження реєстрації іноземної особи в країні її місцезнаходження, зокрема витяг із торгівельного, банківського або судового реєстру;
- додати до реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” додаткову галочку “Відомості про кінцевого бенефіціарного власника в актуальному стані”;
- додати до реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” додатковий контроль з метою неможливості одночасного вибору галочок “Зміна кінцевого бенефіціарного власника (контролера) або зміна відомостей про кінцевого бенефіціарного власника (контролера)” та “Відомості про кінцевого бенефіціарного власника в актуальному стані”;
- додати нові поля до форм внесення КБВ (частка прямого та непрямого впливу; інший характер та міра впливу);
- запровадити окремий контроль на перевищення 100 % прямого та 100 % непрямого впливу (окремо);
- запровадити можливість одночасного внесення прямого та непрямого впливу для одного кінцевого бенефіціарного власника.
У зв’язку з відсутністю в програмному забезпеченні ЄДР деяких атрибутів відповідно до форм заяв, що набудуть чинності з 11 липня 2021 року, та до моменту запровадження відповідних змін у програмному забезпеченні ЄДР, оновлення інформації про КБВ можна здійснювати шляхом проведення реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” у один з таких способів:
Оновлення без змін до відомостей про КБВ
1. Оновлення без змін до відомостей про КБВ, якщо наявний/наявні КБВ у структурованому вигляді:
1.1. Обрати в головному меню “Реєстрація змін” реєстраційну дію “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу”.
1.2. Заповнити розділ “Подані документи” етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” з долученням необхідних документів (у разі відсутності в запропонованому переліку поданих документів – додати необхідний документ з використанням типу “інше”).
1.3. У розділі “Перелік змін” етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” встановити позначку “Зміна кінцевого бенефіціарного власника (контролера) або зміна відомостей про кінцевого бенефіціарного власника (контролера)”.
1.4. Заповнити решту необхідних відомостей етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу”, прийняти та перейти до заповнення “Реєстраційної картки”.
1.5. На етапі заповнення “Реєстраційної картки” реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” на вкладці “Бенефіціари” обрати з переліку будь-який запис про фізичну особу кінцевого бенефіціарного власника (контролера) та натиснути кнопку “Редагувати”.
1.6. У модальній формі “Кінцевий бенефіціарний власник (контролер)”, яка відкриється в режимі редагування, не здійснюючи ніяких змін, натиснути кнопку “Зберегти”.
1.7. Завершити проведення реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” шляхом натискання кнопки “Зареєструвати”.
2. Оновлення без змін до відомостей про КБВ, якщо наявна причина відсутності КБВ:
2.1. Обрати в головному меню “Реєстрація змін” реєстраційну дію “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу”.
2.2. Заповнити розділ “Подані документи” етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” з долученням необхідних документів (у разі відсутності в запропонованому переліку поданих документів – додати необхідний документ з використанням типу “інше”).
2.3. У розділі “Перелік змін” етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” встановити позначку “Зміна кінцевого бенефіціарного власника (контролера) або зміна відомостей про кінцевого бенефіціарного власника (контролера)”.
2.4. Заповнити решту необхідних відомостей етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу”, прийняти та перейти до заповнення “Реєстраційної картки”.
2.5. На етапі заповнення “Реєстраційної картки” реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” на вкладці “Бенефіціари” у текстовому полі “Причина відсутності кінцевого бенефіціарного власника (контролера)” додати або вилучити незначущий символ (наприклад: крапку “.”).
2.6. Завершити проведення реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” шляхом натискання кнопки “Зареєструвати”.
Оновлення зі змінами до відомостей про КБВ
3. Оновлення зі змінами до відомостей про КБВ, якщо наявний/наявні КБВ у структурованому вигляді, або якщо наявна причина відсутності КБВ:
3.1. Обрати в головному меню “Реєстрація змін” реєстраційну дію “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу”.
3.2. Заповнити розділ “Подані документи” етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” з долученням необхідних документів (у разі відсутності в запропонованому переліку поданих документів – додати необхідний документ з використанням типу “інше”).
3.3. У розділі “Перелік змін” етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” встановити позначку “Зміна кінцевого бенефіціарного власника (контролера) або зміна відомостей про кінцевого бенефіціарного власника (контролера)”.
3.4. Заповнити решту необхідних відомостей етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу”, прийняти та перейти до заповнення “Реєстраційної картки”.
3.5. На етапі заповнення “Реєстраційної картки” реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” на вкладці “Бенефіціари” виконати необхідні зміни з урахуванням наявних в програмному забезпеченні атрибутів.
3.6. Завершити проведення реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” шляхом натискання кнопки “Зареєструвати”.
4. Оновлення відомостей про КБВ, якщо КБВ внесені у неструктурованому вигляді:
4.1. Обрати в головному меню “Реєстрація змін” реєстраційну дію “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу”.
4.2. Заповнити розділ “Подані документи” етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” з долученням необхідних документів (у разі відсутності в запропонованому переліку поданих документів – додати необхідний документ з використанням типу “інше”).
4.3. У розділі “Перелік змін” етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” встановити позначку “Зміна кінцевого бенефіціарного власника (контролера) або зміна відомостей про кінцевого бенефіціарного власника (контролера)” та позначку “Зміна складу засновників (учасників) або зміна відомостей про засновників (учасників) юридичної особи”.
4.4. Заповнити решту необхідних відомостей етапу прийому документів реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу”, прийняти та перейти до заповнення “Реєстраційної картки”.
4.5. На етапі заповнення “Реєстраційної картки” реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” необхідно вилучити кінцевих бенефіціарних власників, які внесені до вкладки “Засновники”, та додати відповідних кінцевих бенефіціарних власників до вкладки “Бенефіціари” (у разі наявної причини відсутності КБВ – виконати аналогічні дії).
4.6. Завершити проведення реєстраційної дії “Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу” шляхом натискання кнопки “Зареєструвати”.
Увага! Дане роз’яснення стосується лише процесу оновлення КБВ, якщо атрибутивний склад поданих відомостей співпадає з поточною реалізацію атрибутивного складу програмного забезпечення ЄДР!
Тобто, оновлення відомостей про КБВ до моменту доопрацювання програмного забезпечення ЄДР може бути здійснено, якщо заявником у формі заяви зазначено прямий вирішальний вплив бенефіціарного володіння. Якщо ж заявником у формі заяви зазначено непрямий вирішальний вплив бенефіціарного володіння та/або інший характер та міра впливу, то такі відомості можливо буде внести лише після того, як відповідні атрибути з’являться в програмному забезпеченні ЄДР після його доопрацювання.
